اصول اساسی سازمان های سالم

اصل اول: ایجاد تیپی متحد برای رهبری و حفظ آن تیم

ایجاد تیم متحد برای رهبری کردن سازمان مهم ترین اصل از اصول چهارگانه است زیرا زمینه ساز تحقق سه اصل دیگر است. این اصل فراتر از اصول دیگر است. زیرا مستلزم تعهدهای میان فردی اعضای تیم مدیریت و رهبر آن است. مایه تیم متحد رهبری، اعتماد است. نشانه اعتماد، نبود سیاست بازی، نداشتن دلشوره بیهوده، و تلف کردن بیهوده انرژی است. همه مدیران خواستار چنین تیمی هستند اما شمار مدیرانی که بتوانند آن را ایجاد کنند اندک است. زیرا از شناخت ریشه این مسائل به خصوص زیان بارترین آنها سیاست بازی عاجزند. سیاست بازی نتیجه حل نشدن مسائل در عالی ترین رده سازمان است و تلاش برای مهار کردن سیاست بازی، بدون پرداختن به مسائل در رده مدیریت، بیهوده است.

اصل دوم: ایجاد شفافیت

ایجاد شفافیت در سازمان فقط انتخاب واژگان مناسب برای توصیف رسالت، راهبرد، یا ارزش های سازمان نیست، بلکه هدف از آن، توافق بر سرانگاره ها یا پیشوان های رسالت، راهبرد، و ارزش ها است. سازمان شفاهی سازمانی است که کارهای آن با نوعی حس یگانگی انجام می شود. این سازمان منابع خود را به ویژه منابع انسانی خود را، در راه انگاره های مشترک، ارزش ها، تعیین حد و مرزها، هدف ها و راهبردها بسیج می کند و به همین خاطر از نعمت «هم افزایی» برخوردار می شود.

اصل سوم: تاکید مکرر بر اهمیت شفافیت در سازمان

سازمان های سالم کارکنان خود را برای ایجاد شفافیت در سازمان بسیج می کنند. این کار با فرستادن پیام های مهم به شکل زیر عملی می شود.

بازگویی: نترسید و یک پیام را بارها و بارها تکرار کنید.

سادگی: بدانید پیام هر چه بغرنج تر، احتمال سردرگمی و آشفتگی هر چه بیشتر.

استفاده از انواع رسانه: افراد به شیوه های گوناگون خبر می گیرند. پس از انواع رسانه استفاده کنید.

ارتباط آبشاری: رهبران پیام های مهم را به زیردستان مستقیم می دهند و آن ها به زیردستان خود و به همین ترتیب آبشار اطلاعات تن همه را خیس می کند.

اصل چهارم: تحکیم شفافیت سازمانی به کمک تدبیرهای انسانی

سازمانی که به شیوه ای صحیح از تدبیرهای انسانی خود استفاده می کند هویت و توان جهت یابی خود را حفظ می کند. حتی در دوران تغییر جهت تقویت شفافیت سازمانی از راه تدبیرهای انسانی به چهار شکل زیر صورت می پذیرد:

مطلب مرتبط :   راه اندازی فود کورت توسط گروه سرآشپزان آسیا

1- تدبیر در استخدام                                     2- مدیریت عملکرد

3- پاداش دهی و قدرشناسی                           4- انخصال کارکنان (لنچیونی، 1385).

  • در تشخیص هدف، تواناست، مدیریت آن در جهت رسیدن به چشم انداز آینده سازمان فعالیت می کند.
  • بر پایه اصل «اولویت محتوا بر شکل» فعالیت می کند. ساختار و سازوکار سازمان متاثر از اهداف و وظایف آن است. از این رو از ساختارهای چند بعدی استفاده می کند، یعنی: ساختار رسمی و هرمی شکل، تیم ها و ساختارهای افقی، ساختار پروژه ای و ساختارهای موقت (مثلا ساختار لازم برای انجام یک تغییر عمده).
  • مدیریت آن از نوع دسته جمعی (تیمی) است. تیم مدیریت در راس سازمان قرار دارد. تیم ها، مدیریت بخش ها، تخصص ها و پروژه ها را بر عهده دارند. در سازمان سالم، شوراهای ارتباطی (برای ایجاد ارتباط بین تخصص های مختلف) فعال هستند، تیم های پیشرفت حرفه ای این سازمان ها، در بر گیرنده هر دو طرف یعنی متخصصان و کاربران خدمات است.
  • ارائه خدمات به مشتریان (چه مشتریان بیرونی و چه مشتریان داخلی سازمان) را کاری در خور احترام می دانند.
  • مدیریت آن «اطلاعات مدار» است. اطلاعات انبوه ظرف چند ثانیه دریافت و پردازش می شود. دسترسی به اطلاعات در همه لایه ها و سطوح سازمان و در تخصص ها و مناطق مختلف، برای افراد میسر است.
  • تصمیم گیری توسط کسانی را که به مشتری نزدیکتر هستند، توصیه و تشویق می کند، زیرا اطلاعات آنها بیش از دیگران است.
  • در سر تا سر مجموعه، ارتباطات به نسبت آزاد و روان است.
  • نظام پاداش دهی طوری طراحی شده که پاداش متناسب با کار باشد و سبب رشد و ارتقاء افراد شود. ارزیابی مدیران و تیم ها بر اساس عملکرد، تحقق اهداف سازمان صورت می گیرد.
  • اصل یادگیری در سازمان حاکم است. تعیین هدف های آموزشی، بخشی از فرآیند تمامی تصمیم گیری هاست.
  • آشکارا از نوآوری و آفرینندگی پشتیبانی می کند و در برابر روش ها و افکار مختلف و متفاوت، بردبار و متحمل است.
  • سیاست های آن، حاکی از حساسیت در برابر بروز تنش بین نیازهای کاری و خانوادگی است. بسته به شرایط از کار در خانه حمایت می شود. مراقبت از اعضای کهنسال خانواده و کودکان را بخشی از مسئولیت سازمان می داند.
  • در امور اجتماعی دیدگاهی روشن دارد. شهروندی جامعه، پاسداری از محیط زیست و طرفدار و حمایت از هنرها و جزو سیاست های سازمان تلقی می شوند. نه فعالیت هایی پراکنده و جدا از هم.
  • به کارآرایی در کار، کیفیت و هوشیاری در امور ایمنی کار، اهمیت می دهد و همواره در صدد بهتر کردن کارها و ایجاد آینده ای درخشان است.
  • سازمانهایی که سلامت خود را در بلند مدت حفظ کنند به لحاظ مالی از طرف سرمایه گذاران و از درون از طرف کارکنان سرآمد و ممتاز و از بیرون از ردیف مشتریان و جوامع محلی، مورد احترام قرار می گیرند.
مطلب مرتبط :   پیش‌نیازها و عوامل موثر بر افزایش رضایت مشتریان

یکی دیگر از ویژگی های سازمان سالم، توانایی تعیین کارهایی است که در جریان است. به بیان دیگر، در دراز مدت سازمان هایی سالم می مانند که همواره در راهبردهای خود تامل کنند و بازارهایی را که قرار است در آن به رقابت بپردازند، دوباره ارزیابی کنند. برنامه ریزی راهبردی در سازمان های سالم، فرآیندی مستمر خواهد بود که ریشه در کار روزانه، آن هم در تمامی سطوح سازمان، خواهد داشت. سازمان های سالم باید بدانند کارهای خود را چگونه انجام می دهند. این سازمان ها باید برای مقابله با زوال ناشی از دگرگونی های پی در پی بازار و سازمان، آرمان و ارزش هایی بسیار روشن و واضح داشته باشند. برای آنکه مبنایی مشترک برای عمل و اقدام به وجود آید. همه افراد سازمان باید در آرمان و ارزش های سازمان سهیم شوند.

وقتی سازمانی دانست که چه وظیفه ای دارد و این وظیفه را چه طور باید انجام دهد، آن گاه نوبت به کسانی می رسد که باید آن وظیفه را انجام دهند، قابلیت های بارز هر سازمان در دنیای کسب و کار، نوع مهارت ها و توانایی هایی را که سازمان حول آن، نخبگان و سرآمدان را جذب می کند، مشخص می کند، استخدام در سازمان های سالم برای پر کردن مناصب و مشاغل نیست، بلکه برای جذب مجموعه ای از مهارت هاست. این سازمان ها علاوه بر جذب استعدادهای جدید، استعدادهای موجود را نیز دوباره بکار می گیرند و در این راه از همه امکانات استفاده می کنند. کارکنان این سازمانها خود را متعهد می دانند در جستجوی فرصت هایی باشند که منجر به ارزش آفرینی برای سازمان شود و سازمان خود را متعهد می داند برای ثمربخش کردن این کوشش ها، ابزار و منافع لازم را در اختیار آنان قرار دهد. وقت و سرمایه ای که به این روش در راه پرورش و بالندگی افراد مصرف می شود، نوعی سرمایه گذاری در آینده سازمان است (همان منبع).

دسته بندی : علمی